In der Projektorganisation scheinen sie auf den ersten Blick unverzichtbar: Tabellen. Unzählige dieser Excel-Monstren beherrschen den Arbeitsalltag.
In einem Wust aus Zeilen und Spalten werden alle Informationen erfasst, die für die Organisation eines Projektes relevant erscheinen. Doch was wirklich wichtig ist, um ein Projekt voran zu bringen, wird von den verschiedenen beteiligten Teams und einzelnen Mitarbeitenden oftmals recht unterschiedlich bewertet. Und so tut sich bereits an dieser Stelle ein Problem auf. Es werden noch mehr Tabellen angelegt, die dann auch noch gepflegt werden müssen. Und so wird wertvolle Arbeitszeit geopfert, um Datensilos zu schaffen und zu pflegen, deren Nutzen in vielen Fällen in einem krassen Missverhältnis zum damit verbundenen Arbeits-aufwand steht.
Je grösser die Zahl der Mitarbeitenden an einem Projekt ist, desto komplizierter, unübersichtlicher und ineffizienter ist die Arbeit mit Tabellen. Am Ende blickt niemand mehr durch die grosse Menge an gespeicherten Informationen, die nicht selten bereits überholt oder von nur geringer Relevanz sind. Insbesondere, wenn die Beteiligten auch noch an unterschiedlichen Standorten oder im Homeoffice arbeiten, fällt es schwer, die Prioritäten präzise zu gewichten und die anstehenden Herausforderungen in einer sinnvollen Weise zu organisieren. Während Zeit und Geld für das Anlegen sowie die Pflege von Tabellen verschwendet wird, bleiben die eigentlich wichtigen Aufgaben nicht selten auf der Strecke. Doch wo liegen nun die konkreten Probleme bei der Arbeit mit Tabellen?
Eine Tabelle, die nicht den aktuellen Stand eines Projektes abbildet, stiftet Verwirrung und ist oftmals der Grund für weitere Verzögerungen. Ob die gerade geöffnete Tabelle wirklich auf dem neuesten Stand ist, kann oftmals nicht mit Sicherheit beurteilt werden. Unter Umständen hat gerade ein anderer Kollege wichtige Änderungen vorgenommen, die in der vorliegenden Tabelle noch nicht berücksichtigt sind. Wenn dann auf Basis der überholten Informationen weitere Änderungen vorgenommen werden, führt dies unweigerlich zu Fehlern und Mehrarbeit. Eine schier unerschöpfliche Fehlerquelle ist aber schon mit der Eingabe der Daten verbunden. Menschen sind nun einmal nicht unfehlbar. Studien kamen zu dem erschreckenden Ergebnis, dass fast 90 % aller Tabellen mit mehr als 150 Zeilen schwerwiegende Fehler aufweisen. Falsch erfasste oder wissentlich manipulierte Daten können aber zu erheblichen Problemen führen, die einem Unternehmen massiven Schaden zufügen.
Tabellen enthalten nicht selten äusserst sensible Daten, die für ein Unternehmen von existenzieller Bedeutung sind. Wenn ungeschützte Tabellen vertrauliche Informationen enthalten und in die Hände von Aussenstehenden oder der Konkurrenz gelangen, ist der Schaden oftmals immens. Leider helfen Schutzmechanismen, wie zum Beispiel eingeschränkte Zugriffsrechte und Ansichtsberechtigungen, nicht zuverlässig vor diesem latent vorhandenen Risiko. In der Regel beziehen sich die meisten dieser Protektionsmöglichkeiten nicht auf die in den Tabellen gespeicherten Daten selbst, sondern ausschliesslich auf die informationstechnischen Strukturen, in denen sie genutzt werden. Der Schutz von vertraulichen firmeninternen Informationen ist jedoch für jedes Unternehmen von existenzieller Bedeutung. Geleakte Interna können nicht nur äusserst unangenehme, sondern in manchen Fällen sogar Existenz bedrohende Folgen haben.
Für das Anlegen und insbesondere für die Pflege von Tabellen wird nachweislich jede Menge kostbare Arbeitszeit aufgewendet, die weitaus sinnvoller genutzt werden kann. Statt sich permanent um die stupide Aktualisierung von Tabellen zu kümmern, deren begrenzte Aussagekraft schon nach kurzer Zeit obsolet ist, sollten Mitarbeitende die Möglichkeit haben, sich mit der Entwicklung kreativer Ideen erfolgreich in die Weiterentwicklung von Projekten einzubringen. Diese Möglichkeit führt zu einer höheren Zufriedenheit und einem grösseren Engagement, was am Ende zu optimalen Ergebnissen führt. Prioritäten zu setzen und ineffiziente Methoden durch intelligente Systeme zu ersetzen, die bestimmte Aufgaben übernehmen können, trägt dazu bei, die Arbeitszeit sinnvoll zu gestalten und eine höhere Effizienz zu erreichen.
Moderne Systeme zur Arbeits- und Projektorganisation wie Wrike, Slack und andere bieten vielfältige Möglichkeiten, das Tabellenunwesen zu überwinden und mit smarten Lösungen eine effektivere Zusammenarbeit von verschiedenen Personen und Teams zu organisieren. Die Online-Tools leisten einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der firmeninternen Kommunikation und helfen dabei, auch komplexe Projekte zu managen.
Statt Menschen mit dem Füttern von Tabellen und stupiden wiederkehrenden Aufgaben zu beschäftigen, werden diese administrativen Arbeiten automatisiert und geeigneten Tools überlassen. Dadurch werden nicht nur Fehlerquellen eliminiert, sondern auch zeitliche Freiräume geschaffen, die Mitarbeitende zum kreativen Arbeiten nutzen können.
Zuverlässige Daten sind aber natürlich auch weiterhin die Basis, auf der Strategien entwickelt und Entscheidungen getroffen werden. Diese Daten müssen jedoch nicht zwangsläufig in unübersichtlichen Tabellen manuell erfasst und von verschiedenen Teammitgliedern bearbeitet werden. Diese Arbeit kann getrost automatisierten Systemen überlassen werden.
Effizienter ist es, in einem Collaboration-System eine Aufgabe zu erstellen, die lediglich einige grundlegende Notizen und einen avisierten Termin zur Fertigstellung enthält. So gelingt die Fokussierung auf die wirklich wichtigen Aufgaben.
Auch beim Teilen und beim Schutz von sensiblen Daten bieten die Tools erhebliche Vorteile. Daten müssen nicht länger per E-Mail versandt und auch nicht in einer besonders geschützten separaten Tabelle abgelegt werden. Innerhalb der im System erstellten Aufgabe werden alle relevanten Informationen durch entsprechende Anhänge zur Verfügung gestellt. Falls nötig, werden bestimmte Daten als privat markiert, wodurch ein unberechtigter Zugriff unterbunden wird. Auch bei der Suche nach spezifischen Informationen sind die Nutzer von Management-Tools klar im Vorteil. Die nervige und zeitraubende Suche in langen Tabellen oder in längst vergessenen E-Mails wird durch die Nutzung der Suchfunktion ersetzt. Alle gewünschten Informationen werden hier nach der Eingabe eines Stichwortes unverzüglich angezeigt.
Ebenso einfach gestaltet sich die Kommunikation zu bereits erfolgten oder in Kürze anstehenden Änderungen. Auch in diesem Fall muss eine entsprechende Anfrage an den Kollegen im Homeoffice oder die an einem anderen Standort beschäftigte Kollegin nicht umständlich über E-Mails erfolgen. Hierfür stehen in den Collaboration-Tools ebenfalls nützliche Funktionen zur Verfügung. Diese gibt es übrigens auch, wenn es darum geht, die Freigabe für einen bestimmten Prozessabschnitt zur erfragen oder zu erteilen. Auf das lästige Hin-und-her-Senden von E-Mails kann so getrost verzichtet werden.
Es gibt also so einige gute Gründe, auf die Arbeit mit Tabellen zu verzichten und sich zeitgemässer innovativer Tools zu bedienen, die für einen effizienteren Arbeitsablauf sorgen. Über die hier bereits genannten Punkte hinaus bieten moderne Collaboration-Werkzeuge zahlreiche weitere Vorteile, die Excel und Co. alt aussehen lassen. Die Möglichkeit, im Rahmen eines Gesamtprojektes Unteraufgaben an bestimmte Teammitglieder zu übertragen und dafür einen klar definierten Zeitrahmen vorzugeben, ist bei Programmen zu Tabellenkalkulationen ebenso wenig möglich, wie Kommentare abzugeben oder frühere Bearbeitungsstände abzurufen. Mit Tools wie Wrike und anderen werden Abläufe optimiert und stetig wiederkehrende Aufgaben automatisiert. So werden zeitliche Freiräume geschaffen und in der Folge Kosten reduziert. Mit zufriedeneren, engagierteren Mitarbeitenden und einer hoch erfreuten Controlling-Abteilung steht einer erfolgreichen Zukunft Ihres Unternehmens nichts mehr im Wege.