Die moderne Arbeitswelt ist geprägt von einer hohen Dynamik und Komplexität. Um diese Herausforderungen zu meistern, nutzen immer mehr Unternehmen Modelle wie Scrum oder Kanban, mit denen sie den Erfolg ihrer Projekte vorantreiben.
Seit der Mensch begonnen hat zu arbeiten, haben sich die Umstände, unter denen er dies tut, permanent gewandelt. Auf die Industrialisierung des 19. Jahrhunderts, die das Leben und Arbeiten der Menschen radikal verändert hat, folgte in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts eine zunehmende Automatisierung von Prozessen und die Erfindung des Internets. Diese zweite grosse Revolution in der Arbeitswelt ist längst noch nicht abgeschlossen. Dennoch arbeiten wir heute bereits auf eine grundlegend andere Art und Weise als noch vor wenigen Jahren.
Zum Charakter eines Projektes zählt neben einem konkret festgelegten Start- und Zielpunkt die klare Definition des angestrebten Ergebnisses. Bei jedem einzelnen Projekt geht es stets darum, ein bestimmtes Problem zu lösen. Um die Projektaufgabe erfolgreich lösen zu können, ist eine detaillierte Planung und eine exakte Steuerung der Abläufe notwendig. Dies ist besonders wichtig, da ein Projekt stets eine zusätzliche Aufgabe darstellt und ausserhalb des Tagesgeschäftes durchgeführt wird.
Wer versucht, ein solch komplexes Unterfangen mit Hilfe von Bleistift und Papier zu managen, wird schon bald erkennen, dass er damit rasch an seine Grenzen stösst. Der Einsatz von innovativer Software zum Projektmanagement ist daher in vielen Fällen unerlässlich. Eine Projektmanagement-Software, kurz PMS, unterstützt den Leiter eines Projektes nicht nur bei der effizienten Koordination der einzelnen Mitarbeiter, sondern auch dabei, den Überblick über das gesamte Vorhaben zu behalten. Darüber hinaus erleichtert sie auch die Kommunikation innerhalb des Projektteams.
Eine effektive PMS sollte also mehrere Anforderungen erfüllen. Diese können jedoch je nach Umfang und Aufgabenstellung des Projektes äusserst unterschiedlich ausfallen. Aus diesem Grund gibt es keine exakte Definition, was eine PMS können muss. Umso schwieriger ist es, die passende Projektmanagement-Software für das eigene Unternehmen zu finden. Programme wie Wrike, Zoho Projects oder Asana bieten spezifische Vor- und Nachteile, die es vor der Anschaffung gegeneinander abzuwägen gilt. Grundsätzlich sollten jedoch bestimmte Bedingungen erfüllt sein.
Die Hauptaufgabe einer PMS ist natürlich die Verwaltung der zu erledigenden Aufgaben. Die Definition der verschiedenen Funktionen und die Zuweisung an die verantwortlichen Mitarbeiter ist hier ebenso gefragt wie die Überwachung des zuvor festgelegten Zeitplans. Darüber hinaus zeichnet sich eine PMS durch ein effektives Tool zur sicheren Kommunikation zwischen allen Beteiligten und ein zuverlässiges Dokumenten-Management aus.
Neben einer ausreichenden Funktionalität sollte das Programm aber auch eine hohe Stabilität aufweisen, die ärgerliche Ausfälle weitgehend ausschliesst. Kommt es trotzdem zu Problemen, ist die Erreichbarkeit und Qualität des Supports von entscheidender Bedeutung. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Benutzerkonzept der Software. Das Programm sollte möglichst übersichtlich gestaltet sein und neue Anwender nicht überfordern. Ein intuitives Handling macht langwierige Schulungen der Projektmitarbeiter im Umgang mit der PMS überflüssig.
Die grosse Zahl an Angeboten, die diese Voraussetzungen erfüllen, macht es jedoch nicht immer ganz einfach, die passende PMS für das eigene Unternehmen zu finden. Die Auswahl und Einführung einer entsprechenden Software bedarf deshalb einer exakten Planung, wie sie auch für das Gelingen eines Projektes erforderlich ist. Mit Hilfe eines strukturierten Ablaufplans wird es leichter, die richtige Entscheidung zu treffen.
Die Basis eines jeden Plans ist eine gewissenhafte Bestandsaufnahme. Eine profunde Analyse des Ist-Zustandes ist die unabdingbare Voraussetzung zur Erstellung eines exakten Anforderungsprofils für die neue PMS. Die Frage, welche Instrumente in der unternehmenseigenen IT bereits vorhanden sind und auch tatsächlich genutzt werden, ist an dieser Stelle ebenso zu klären wie die Frage nach den technischen Möglichkeiten. Am besten gelingt dieser erste Schritt in enger Abstimmung mit allen betroffenen Mitarbeitern. Kritik am bestehenden System ist in diesem Stadium genauso erwünscht wie konstruktive Vorschläge zur Optimierung.
Anhand der durch die Bestandsaufnahme gewonnenen Erkenntnisse kann ein umfassendes Anforderungsprofil mit all den Punkten angefertigt werden, die das neue Programm erfüllen sollte. Diese Liste stellt die Grundlage für die Produkt-Recherche und eine erste Auswahl geeigneter Angebote dar.
Wurden verschiedene Alternativen gefunden, die eine hohe Kongruenz zum Anforderungsprofil aufweisen, gilt es, die einzelnen Softwarelösungen auf ihre Funktionalität und Anwenderfreundlichkeit im gegebenen Umfeld zu überprüfen. An diesem Punkt ist es besonders wichtig, alle Mitarbeiter einzubeziehen, die später mit der PMS arbeiten werden.
Je nach Ausstattung und Art der Projektmanagement-Software sowie der vorhandenen Strukturen, verlangt die Implementierung der neuen Werkzeuge einen unterschiedlich hohen Aufwand. Diesen gilt es für jede der in Frage kommenden Alternativen zu eruieren.
Am Ende des Auswahlverfahrens steht die Entscheidung für ein bestimmtes Produkt. Im Lauf des Prozesses haben sich in der Regel verschiedene Favoriten herauskristallisiert, für die konkrete Offerten des Anbieters eingeholt werden müssen. Und wie immer gewinnt am Schluss das beste Gesamtpaket aus Leistung und Preis.
Nach der Implementierung neuer Software kommt es nicht selten, wie auch bei Neuerungen in anderen Bereichen, zu Akzeptanzproblemen. „Haben wir nie so gemacht“ oder „Früher war alles besser“ sind dann oftmals zu hörende Sätze. Die schwierigste Aufgabe bei der Einführung einer PMS beginnt deshalb in vielen Fällen erst, wenn das System installiert wurde und ohne technische Probleme läuft. Die Motivation, das neue Werkzeug auch zu nutzen, wird am besten dadurch erreicht, indem ein positives Nutzerlebnis ermöglicht wird. Dazu ist eine auf die individuellen Aufgaben des einzelnen Mitarbeiters abgestimmte intensive Schulung erforderlich. Nur wer die persönlichen Vorteile des Tools erkennt und es richtig einzusetzen weiss, wird es auch nutzen und seine positiven Erfahrungen im Kollegenkreis weitertragen.
Die Einführung einer Projektmanagement-Software ist also mit zahlreichen Vorteilen, aber auch mit einem zusätzlichen finanziellen und organisatorischen Aufwand verbunden. Die erhöhte Arbeitsbelastung und die Kosten am Anfang sind jedoch schnell vergessen, wenn die Software erst einmal akzeptiert wurde und regelmässig angewendet wird. Die Transparenz und Übersichtlichkeit bei der Planung von Projekten steht ebenso auf der Habenseite wie eine verbesserte Kostenkontrolle und die Optimierung von Arbeitsabläufen. Darüber hinaus ermöglichen die Programme eine effektivere Planung beim Einsatz von Personal und Ressourcen. Und nicht zuletzt tragen moderne PMS auch dazu bei, die Kooperation innerhalb eines Teams zu vereinfachen und sowohl die interne als auch die externe Kommunikation deutlich zu verbessern.
Projektmanagementsoftware-Systeme wie Wrike und andere stellen eine zeitgemässe Antwort auf die Herausforderungen dar, die im Zuge des permanenten Wandels in einer stetig komplizierter werdenden Arbeitswelt gemeistert werden müssen. Nur wer sich diesen Herausforderungen stellt und entsprechende Lösungen findet, wird auch in Zukunft erfolgreich sein.