Wenn in einem Unternehmen über das Thema Marketing- und Sales-Automation diskutiert wird, gibt es jede Menge Skepsis und viele Fragen. Insbesondere bei den Vertriebsmitarbeitern bestehen Befürchtungen, dass die Digitalisierung zum Verlust von Arbeitsplätzen im Verkauf führen könnte.
Diese Angst ist jedoch unbegründet, denn der persönliche Kontakt zwischen Verkäufer und Kunde ist nach wie vor entscheidend für den Verkaufserfolg. Die Instrumente der Vertriebsautomation sind keine Jobkiller, sondern erlauben es dem Vertriebsmitarbeiter, sich auf seine wichtigste Aufgabe, das Verkaufen, zu konzentrieren. Wenn lästige und wenig interessante administrative Tätigkeiten von einem Automationstool erledigt werden, bleibt den Beschäftigten im Vertrieb mehr Zeit, sich kreativ und intensiv um ihre Kunden und Kundinnen zu kümmern. Die Frage ist deshalb nicht, ob die Automation Arbeitsplätze kostet, sondern wie sie die Arbeit im Verkauf effektiver und interessanter machen kann.
1 Leads automatisch verteilen
Qualifizierte Leads sind die Basis für einen erfolgreichen Verkauf. Ohne ernsthafte Interessenten gestaltet sich die Arbeit im Vertrieb äusserst mühsam und selten erfolgreich. Leads sind das Kostbarste, was das Marketing dem Vertrieb liefern kann. Umso erstaunlicher ist es, dass diese Leads oftmals lange ungenutzt in irgendwelchen Datenbanken schlummern oder nach Gutdünken und Bauchgefühl an die Mitarbeitenden im Verkauf verteilt werden. Die Zeit, die in der Vertriebsleitung damit verbracht wird, Leads einzelnen Verkäufern zuzuweisen, kann deutlich kreativer genutzt werden. Intensives Coaching des Verkaufsteams oder die Ausarbeitung neuer Vertriebsstrategien versprechen am Ende deutlich grössere Erfolge als das stupide manuelle Verteilen von Leads.
Damit diese Aufgabe automatisiert werden kann, ist es nötig, die relevanten Parameter für die Verteilung zu definieren. Je nach Arbeitsweise im Unternehmen können Leads zum Beispiel verschiedenen Regionalvertretern zugewiesen werden oder einem Verkäufer, der sich auf bestimmte Produkte spezialisiert hat. Sie selbst legen fest, wie das Tool zur Leadverteilung in Ihrem CRM-System bei der Zuweisung von Interessenten vorgehen soll. Die automatisierte Zuweisung schafft zeitliche Freiräume, die an anderer Stelle effektiv genutzt werden können.
2 Evaluierung und Priorisierung von Leads
Lead ist nicht gleich Lead. Aus diesem Grund wird in einem Verkaufsteam viel Zeit damit verbracht herauszufinden, bei welchem Interessenten der grösste oder schnellste Erfolg zu erwarten ist. Dabei kann auch diese wichtige und zeitintensive Aufgabe von einem Automatisierungstool übernommen werden.
Die Faktoren, die dazu führen, dass ein Lead ganz oben auf der Liste der zu bearbeitenden Kontakte landet, können äusserst vielfältig sein. Alle relevanten Punkte abzuklären ist deshalb mit einem enormen Zeitaufwand verbunden. Die über den Kunden vorhandenen Informationen müssen einzeln gesichtet und im Hinblick auf die zu erwartenden Verkaufschancen bewertet werden.
Die Priorisierung von Leads erfolgt in der Regel aufgrund der Betrachtung ihrer Verhaltensweisen, ihrer Entscheidungskompetenz und anderen individuell festgelegten Kriterien. Nachdem diese Eckpunkte definiert wurden, können sie in ein automatisiertes System zur Leadbewertung übertragen werden. Dieses übernimmt dann die mühevolle Sichtung der vorhandenen Kundendaten und erstellt anhand der zuvor festlegten Kriterien eine Prioritätenliste aller zu bearbeitenden Leads.
Durch den Wegfall der manuellen Prüfung von Interessenten bleibt den Verkäuferinnen und Verkäufern mehr Zeit, sich intensiv um ihre Erfolg versprechende Kundschaft und die Steigerung des Umsatzes zu kümmern.
3 Automatisierung der Terminvereinbarung
Nachdem eine Liste mit den interessantesten Leads erstellt wurde, gilt es, eine weitere zeitintensive Hürde auf dem Weg zum Verkaufserfolg zu nehmen: die Terminvereinbarung. Eine ausreichende Zahl an Terminen ist die Basis der Arbeit eines jeden Vertriebsmitarbeiters. Traditionell sind mit der Terminvereinbarung nervige Telefonate oder endlose Mailkorrespondenzen verbunden. Doch auch diese Aufgabe kann von einem entsprechenden automatischen Vertriebstool schneller und effektiver erledigt werden. Systeme wie etwa HubSpot Meetings stützen sich auf benutzerdefinierte Links, mit denen für jeden einzelnen Mitarbeiter Termine vereinbart werden. Diese Links werden in E-Mail-Vorlagen integriert, die insbesondere im Rahmen des Lead-Nurturing-Prozesses zum Einsatz kommen. Die Automatisierung der Terminvereinbarung trägt ebenfalls dazu bei, dass mehr Zeit für den Besuch beim Kunden zur Verfügung steht oder eine grössere Zahl an Kundenkontakten bearbeitet werden kann.
4 Datensätze automatisch erstellen
Nach einem Kundenkontakt verfügt die Verkäuferin oder der Verkäufer über zahlreiche neue Informationen, die für das weitere Vorgehen und das Verhältnis zum Kunden von entscheidender Bedeutung sind. Diese Informationen müssen sorgfältig dokumentiert werden. Deshalb verbringen Vertriebsmitarbeiter viel Zeit damit, das CRM-System entsprechend zu aktualisieren. Die zu erfassenden Daten betreffen nicht nur neue Informationen zum Kontakt selbst, sondern auch möglicherweise notwendige Aktivitäten und zukünftige Verkaufschancen. Bei dieser aufwändigen Dokumentation sorgen die Instrumente zur Vertriebsautomation ebenfalls für eine massive Entlastung. Wie bei allen anderen Anwendungen der Sales Automation können auch hier individuelle Standards festgelegt werden. So besteht etwa die Möglichkeit, jedesmal, wenn ein Interessent Ihre Preisliste anklickt, eine zuvor definierte Aufgabe zu starten.
5 Automatisierung von Berichten
Auf Grundlage der in den verschiedenen Datenbanken gespeicherten Informationen wird in vielen Unternehmen täglich ein Bericht für den Vertrieb erstellt. Dieser enthält alle für den jeweiligen Arbeitstag relevanten Informationen. In erster Linie geht es dabei um den aktuellen Stand bei der Erreichung vorgegebener Ziele, die allgemeine Produktivität des Teams und den Status der verschiedenen Projekte. Die dafür notwendigen Daten sind oftmals noch in Excel-Tabellen oder ähnlichen Tools gespeichert. Dies bedeutet, dass die Daten zur Erstellung eines solchen Berichtes in mühevoller Kleinarbeit manuell aufgearbeitet werden müssen. Im Anschluss erfolgt dann die Bekanntgabe der Ergebnisse durch den händischen Versand von E-Mails an die einzelnen Teammitglieder.
Auch bei dieser Aufgabe besteht erhebliches Potenzial zur Zeiteinsparung durch Instrumente der Vertriebsautomation. Moderne CRM-Systeme verfügen über entsprechende Tools, mit denen sowohl die Erstellung der Berichte als auch deren Versand per Mail automatisch erledigt wird. Die eingesparte Zeit kann dann zum Beispiel für Motivationsmeetings des Teams oder andere Aktionen genutzt werden.
6 Vertriebsmaterialien zentral speichern
Verkaufsinformationen zu erstellen und nach relevanten Vertriebsunterlagen zu suchen, macht einen erheblichen Teil der Arbeit von Vertriebsmitarbeitern aus. Da oftmals viele für den Verkauf wichtige und nützliche Informationen an verschiedenen Orten gespeichert sind, gestaltet sich die Suche entsprechend aufwändig und zeitintensiv. Um diesen enormen Arbeitsaufwand zu minimieren, empfiehlt es sich deshalb, eine firmeninterne digitalisierte zentrale Bibliothek anzulegen. Auf dieser Plattform stehen den Verkäufern und Verkäuferinnen dann sämtliche im Unternehmen vorhandenen Vertriebsmaterialien zur Verfügung. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass diese Bibliothek sorgfältig gepflegt wird. Neue Verkaufshilfen sollten zeitnah in das System übertragen werden, während überholte Informationen entfernt und auf einer verlinkten Archivseite abgelegt werden können. Auf diese Weise bleibt die Bibliothek übersichtlich und leicht zu handhaben. Sollte der Umfang im Laufe der Zeit so stark anwachsen, dass ein auf Google Drive oder ähnlichen Systemen gespeicherter einfacher Ordner nicht mehr ausreicht, stehen spezielle Angebote zur Verfügung, die unter anderem mit umfangreichen Analyse-Funktionen ausgestattet sind.
Mit den verschiedenen Instrumenten der Vertriebsautomation wird der zeitliche Aufwand auf den unterschiedlichsten Tätigkeitsfeldern im Verkauf drastisch reduziert. Ob bei der Recherche nach Verkaufsunterlagen, der Terminvereinbarung oder der Dokumentation von Kundenkontakten, die durch die automatisierten Prozesse eingesparte Arbeitszeit führt am Ende nicht zum Verlust von Arbeitsplätzen, sondern zu mehr Chancen und erfolgreicheren Verkäuferinnen und Verkäufern.
